Oriflame est responsable de la collecte des rapports sur les effets indésirables graves des produits cosmétiques et de la communication de ces informations aux parties prenantes pertinentes. La soumission de rapports sur les effets indésirables graves et le partage de ces informations rend les cosmétiques plus sûrs et constitue un aspect important de la protection de la santé publique.

Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons et utilisons vos informations personnelles lorsque vous soumettez une réclamation relative à une réaction indésirable. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à respecter les lois sur la protection des données applicables.

Cette politique de confidentialité s'adresse à :

• Les personnes signalant des événements indésirables, fournissant des informations de sécurité concernant nos produits, demandant des informations médicales et soumettant des plaintes relatives à la qualité des produits ;
• Les personnes faisant l'objet d'événements indésirables, de demandes d'informations médicales et de plaintes relatives à la qualité des produits.

Les références dans cet avis à « vous » et « votre » désignent un utilisateur des produits Oriflame lorsque cette personne a déposé une réclamation relative à une réaction indésirable (Réclamation pour Réaction Indésirable).

Informations personnelles ou données personnelles :

désignent toute information relative à une personne identifiable qui peut être directement ou indirectement identifiée à partir des informations.

Nous sommes Oriflame Research and Development Limited (Oriflame, nous, notre) et nous sommes un « responsable du traitement » des données, ce qui signifie que nous sommes responsables de la décision sur la manière et les raisons pour lesquelles vos informations personnelles sont traitées aux fins décrites dans cet avis de confidentialité.  

Notre adresse du siège social est 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03.

Nous collectons des informations personnelles directement auprès de vous lorsque vous soumettez une réclamation relative à une réaction indésirable, ou auprès d'une autre personne (par exemple, un Partenaire de Marque qui vous a vendu un produit Oriflame) si elle soumet une réclamation en votre nom. Les types d'informations que nous collectons incluent :

            Nous traitons les données personnelles aux fins suivantes :

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons initialement collectées, sauf si nous estimons raisonnablement qu’il est nécessaire de les utiliser à d’autres fins compatibles avec l’objectif initial. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à une fin incompatible, nous vous en informerons et vous expliquerons la base légale qui nous permet de le faire.

Nous traitons vos informations personnelles sur la base des fondements juridiques suivants :

Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos informations personnelles changent. Veuillez noter que si vous ne fournissez pas certaines informations lorsque cela est demandé, nous ne pourrons pas traiter votre réclamation concernant les effets indésirables.

Dans le cadre de nos obligations légales, nous devrons partager des informations concernant votre déclaration de réaction indésirable (y compris votre année de naissance, votre sexe, votre pays de résidence et vos détails médicaux) avec l'autorité compétente pertinente pour remplir nos obligations de déclaration en vertu de l'article 23 du règlement (CE) n° 1223/2009 sur les produits cosmétiques.

Nous partagerons vos informations personnelles avec tout membre du groupe Oriflame Cosmetics et d'autres sociétés qui pourraient être ajoutées à notre groupe de temps en temps, dans la mesure où ce partage est nécessaire pour l'administration interne des réclamations relatives aux réactions indésirables et les fins de déclaration.

Nous pourrions être amenés à partager vos informations personnelles avec l'entreprise Oriflame qui vous a vendu le produit (potentiellement responsable de la réaction indésirable) si cela est nécessaire pour traiter toute réclamation légale liée à cette vente.

Nous pourrions être amenés à partager vos informations personnelles avec des tiers, y compris des prestataires de services tiers (et leurs agents désignés):

(a) qui doivent connaître des informations concernant votre déclaration de réaction indésirable ;  

(b) lorsque la loi l'exige ;  

(c) lorsque cela est nécessaire pour gérer notre relation avec vous ; ou  

(d) lorsque nous avons un autre intérêt légitime à le faire.  

Nous exigeons des tiers qu'ils respectent la sécurité de vos informations personnelles et les traitent conformément à la loi.  

Nous pouvons également partager vos informations personnelles avec des tiers pour des raisons réglementaires et légales (y compris le signalement des réactions indésirables comme indiqué ci-dessus). Un exemple de cela est lorsque nous devons partager vos informations avec un expert médical pour évaluer nos conclusions. Nous pouvons également partager vos informations personnelles avec des tiers dans le cas où notre entreprise, ou la quasi-totalité de ses actifs, serait acquise par un tiers. 

Nous pourrions être amenés à transférer vos informations personnelles vers des pays où la législation sur la protection des données ne garantit pas un niveau de protection équivalent à celui de l'Espace économique européen. Par exemple, nous pourrions être amenés à transférer vos informations personnelles en Inde, où nos services de support informatique sont situés, ou vers nos équipes de service client dans votre pays de résidence, qui vous contacteront concernant votre réclamation relative à l'effet indésirable. 

Nous veillerons à ce que ces transferts soient légaux et soutenus par des engagements contractuels solides approuvés par les régulateurs compétents, afin de garantir la sécurité de vos informations personnelles. Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur les mesures de protection en place, veuillez contacter notre Responsable de la Protection des Données à privacy@oriflame.com.   

Nous ne conserverons vos informations personnelles que pendant la durée nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels nous les avons collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting. En général, nous conserverons les informations relatives aux réactions indésirables pendant une période de 10 ans à compter de la date à laquelle le dernier lot du produit cosmétique lié à la déclaration de réaction indésirable a été mis sur le marché, mais nous pourrions être amenés à les conserver plus longtemps si elles sont liées à une réclamation légale, et dans ce cas, nous conserverons ces informations jusqu'à ce que la réclamation et toute réclamation connexe soient résolues. Dans la mesure du possible, ces informations conservées seront pseudonymisées ou anonymisées. 

Pour déterminer la période de conservation appropriée des informations personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des informations personnelles, le risque potentiel de préjudice dû à une utilisation ou divulgation non autorisée de vos informations personnelles, les objectifs pour lesquels nous traitons vos informations personnelles et si nous pouvons atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les exigences légales applicables. 

Par la loi, vous avez le droit de :

• Accéder à vos informations personnelles. Veuillez envoyer toutes les demandes d'accès aux données par écrit. L'accès à vos informations personnelles ne vous coûtera pas de frais, mais nous pourrions facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès aux données est manifestement infondée ou excessive. Nous pourrions avoir besoin de demander des informations spécifiques pour confirmer votre identité.  

• Rectifier vos informations personnelles que nous traitons à votre sujet. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou incorrecte que nous traitons à votre sujet.  

• Effacer vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou retirer vos informations personnelles.  

• Vous opposer au traitement de vos informations personnelles conformément à cet avis.  

• Restreindre le traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles, par exemple, si vous souhaitez que nous vérifiions leur exactitude.  

• Portabilité de vos informations personnelles. Vous pouvez nous demander de vous fournir les informations personnelles que nous détenons à votre sujet sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine à une autre partie.  

• Retirer votre consentement si vous nous avez donné votre consentement pour l'utilisation de vos informations personnelles, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.  

• Déposer une plainte concernant nos activités de traitement des données en nous contactant à privacy@oriflame.com. Alternativement, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire irlandais à la protection des données en ligne sur https://forms.dataprotection.ie/contact, en écrivant à l'Office du Commissaire à la protection des données, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Irlande ou en appelant le +353 (01) 765 01 00 ou le +353 1800 437 737.

Si vous souhaitez exercer l'un de vos droits concernant vos informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées situées à la section 13 de cet avis. 

Nous traitons toutes vos informations personnelles en toute confidentialité et nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour garantir la sécurité de vos informations personnelles une fois qu'elles auront été transférées dans nos systèmes. Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos informations personnelles contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction.

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité. Nous vous informerons de toute modification importante.

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos informations personnelles, veuillez envoyer un email à notre responsable de la protection des données à privacy@oriflame.com.